Byfesten har flere elementer som kan håndteres som små ”projekter” i projektet, med hver sin ”projektejer”.

Det spænder vidt fra at planlægge morgenmadsarrangement, finde musikere, koordinere med øvrige foreninger i Stavtrup, arrangere aktiviteter i løbet af dagen, arrangere aftensmadsarrangement, etablere øl/vin-salg, styre kommunikationen til Stavtrup, opdyrke sponsorer m.v.